Công ty ủy thác nhập khẩu làm gì? Vì sao doanh nghiệp lựa chọn ủy thác xuất nhập khẩu

Các công ty ủy thác nhập khẩu và xuất khẩu ngày càng trở thành lựa chọn ưu tiên hàng đầu cho những doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Trong bài viết sau đây hãy cùng tìm hiểu khái niệm công ty ủy thác xuất nhập khẩu là gì và quy trình ủy thác xuất nhập khẩu nhé!

1. Công ty ủy thác nhập khẩu – Ủy thác nhập khẩu hàng hóa là gì?

Uỷ thác nhập khẩu là hoạt động thương mại. Theo đó bên nhận uỷ thác thực hiện việc mua bán hàng hoá với danh nghĩa của mình theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác và được nhận thù lao uỷ thác.

Bên nhận uỷ thác mua bán hàng hoá là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hoá được uỷ thác và thực hiện mua bán hàng hoá theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác.

Bên uỷ thác mua bán hàng hoá là thương nhân hoặc không phải là thương nhân giao cho bên nhận uỷ thác thực hiện mua bán hàng hoá theo yêu cầu của mình và phải trả thù lao uỷ thác.

Công ty nhận ủy thác nhập khẩu sẽ thực hiện toàn bộ quy trình, thủ tục thay cho đơn vị thuê ủy thác kể cả phương diện pháp luật.

Công ty ủy thác xuất nhập khẩu làm những gì?

2. Vì sao doanh nghiệp lựa chọn ủy thác xuất nhập khẩu?

Các doanh nghiệp (thương nhân) của Việt Nam đều có thể xuất nhập khẩu mà không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, theo Điều 3 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Thương nhân Việt Nam không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu theo quy định tại Nghị định này; hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu khác theo quy định của pháp luật; hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.

Chi nhánh của thương nhân Việt Nam được thực hiện hoạt động ngoại thương theo ủy quyền của thương nhân.

Xuất nhập khẩu không phải là ngành nghề kinh doanh nên khi đăng ký kinh doanh doanh nghiệp không phải đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu cụ thể cái gì. Khi doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì chỉ cần kê khai đăng ký thông tin đăng ký thuế là có hoạt động “Xuất nhập khẩu” là được.

Doanh nghiệp có nên lựa chọn công ty ủy thác xuất nhập khẩu

Cũng giống như những dịch vụ chuyên nghiệp khác: làm thủ tục hải quan, giao nhận vận chuyển,… mục đích là để phục vụ cho đối tượng cần dùng; và tồn tại hẳn là vì nó đem lại hiệu quả thiết thực.

Việc sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu có một số lợi ích rõ ràng.

• Doanh nghiệp bạn không (hoặc chưa) có kinh nghiệm về thương mại quốc tế để có thể tự thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa.
• Chẳng hạn với doanh nghiệp mới thành lập, đội ngũ nhân sự chưa quen làm xuất nhập khẩu; hoặc không biết cách giao tiếp, đàm phán được với người bán hàng đầu nước ngoài. Khi đó, sử dụng qua đơn vị dịch vụ nhập khẩu có kinh nghiệm là một giải pháp an toàn. Ít nhất là cho những lô hàng đầu tiên.
• Cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không ký hợp đồng được với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài. Khi đó, muốn nhập khẩu hàng thì có thể ký hợp đồng ủy thác cho công ty ủy thác nhập khẩu để thực hiện việc nhập hàng.

Cân nhắc khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Không phải ủy thác cho công ty ủy thác nhập khẩu là không có những điểm hạn chế. Vì vậy, nên suy tính tới một số điểm sau khi muốn ủy thác cho bên trung gian:

• Người ủy thác phải trả phí dịch vụ ủy thác (hay hoa hồng ủy thác);
• Người ủy thác thiếu chủ động và thông tin bị hạn chế do phải làm việc qua bên trung gian;
• Có thể gặp rủi ro nhất định về thông tin nhà cung cấp và sản phẩm nhập khẩu. Người được ủy thác và nhà cung cấp quen giao dịch với nhau; nên có thể quên mất vai trò chủ hàng nhập khẩu thực sự. Đã có trường hợp công ty dịch vụ sau khi làm ủy thác, đã đứng ra nhập khẩu luôn mặt hàng đó từ chính cùng nhà cung cấp (tệ hơn nữa là trở thành đại lý độc quyền trong khu vực). Trở thành đơn vị cạnh tranh trực tiếp với công ty nhận ủy thác nhập khẩu trước đây.

3. Các bước cần thực hiện khi ủy thác nhập khẩu

Các bước thực hiện khi muốn ủy thác nhập khẩu qua công ty nhận ủy thác nhập khẩu:

• Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện cấm nhập, hoặc tạm dừng nhập khẩu không.
• Hàng có thuộc diện phải xin giấy phép không? Nếu có, công ty ủy quyền hoặc nhận ủy quyền phải xin giấy phép này. Việc này nên thu xếp càng sớm càng tốt. Không nên để hàng về đến cảng mới làm thì đã trễ và phát sinh nhiều chi phí khác.
• Khi có bộ chứng từ hàng hóa, bên nhận ủy thác làm thủ tục hải quan nhập khẩu như quy định hiện hành.

Làm việc với Công ty ủy thác nhập khẩu ra sao?

Trên tờ khai nhập ủy thác, công ty nhận ủy thác nhập khẩu sẽ đứng tên người nhập khẩu, đồng thời phải nhập đủ thông tin.

• Kiểm tra năng lực, kinh nghiệm của công ty nhận nhập khẩu ủy thác.
• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết và đầy đủ. Những chứng từ này để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng.

Chứng từ liên quan tới lô hàng mà công ty ủy thác nhập khẩu và xuất khẩu yêu cầu

Dưới đây là những chứng từ gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu phổ biến mà các công ty ủy thác nhập khẩu và xuất khẩu luôn yêu cầu, bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan. Những nội dung này bao gồm: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa; điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán,…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào,…
• Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan. Để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

4. Hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Hợp đồng uỷ thácnhập khẩu hàng hóa phải được lập thành văn bản; hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

Cơ bản đây cũng là một loại hợp đồng dịch vụ. Vậy nên sẽ bao gồm những điều khoản chính quy định đầy đủ về: thông tin dịch vụ; mức phí, quyền và trách nhiệm các bên, thanh toán,…

Hợp đồng giữa các công ty ủy thác nhập khẩu có liên hệ mật thiết với hợp đồng nhập khẩu. Hơn thế nữa, nhiều nội dung phải trùng khớp nhau để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện.

Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu quy định nội dung gì?

Trong hợp đồng này cũng cần quy định rõ mức phí ủy thác. Mức hoa hồng cao hay thấp còn tùy vào giá trị lô hàng và mặt hàng cụ thể. Thông thường với Đại Dương, mức ủy thác vào khoảng 1- 2% tùy thuộc giá trị lô hàng nhập khẩu.

4.1 Trách nhiệm của các bên trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Ngoài ra, trong hợp đồng cũng nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, phổ biến như sau:

• Trách nhiệm của người nhận ủy thác:
  • Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương với người bán hàng nước ngoài
  • Làm các thủ tục cần thiết để nhập khẩu hàng hóa
  • Thanh toán tiền cho người bán hàng nước ngoài
  • Khai và nộp các loại thuế: thuế nhập khẩu, thuế VAT… cho hàng nhập khẩu
  • Lưu giữ bộ chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói,…
  • Xuất trả hàng đã nhập khẩu cho người ủy thác; cùng hóa đơn VAT cho hàng nhập khẩu (bên cạnh hóa đơn cho phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu)
• Trách nhiệm của người ủy thác:
  • Cung cấp thông tin về loại hàng, model, thông số kỹ thuật,… để người nhận ủy thác đặt hàng.
  • Phối hợp với người nhận ủy thác đàm phán hợp đồng với đối tác nước ngoài
  • Chuyển tiền hàng để bên nhận ủy thác thanh toán cho người bán hàng
  • Phối hợp nhận hàng (chẳng hạn: cùng người ủy thác kiểm hóa tại cảng)
  • Thanh toán phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Trách nhiệm của các bên trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu

4.2 Quyền của các bên trong hợp đồng ủy thác

• Quyền của bên uỷ thác: Trừ trường hợp có thoả thuận khác, bên uỷ thác có các quyền sau đây:

• Yêu cầu bên nhận uỷ thác thông báo đầy đủ về tình hình thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Không chịu trách nhiệm trong trường hợp bên nhận uỷ thác vi phạm pháp luật; trừ trường hợp Liên đới chịu trách nhiệm trong trường hợp bên nhận uỷ thác vi phạm pháp luật mà nguyên nhân do bên công ty uỷ thác nhập khẩu gây ra hoặc do các bên cố ý làm trái pháp luật.

• Quyền của bên nhận uỷ thác: Trừ trường hợp có thoả thuận khác, bên nhận có các quyền sau đây:

• Yêu cầu công ty ủy thác nhập khẩu cung cấp thông tin; tài liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng uỷ thác;
• Nhận thù lao uỷ thác và các chi phí hợp lý khác;
• Không chịu trách nhiệm về hàng hoá đã bàn giao đúng thoả thuận cho bên uỷ thác.

5. Thuế VAT trong hoạt động của công ty ủy thác nhập khẩu

Có 2 khoản thuế VAT liên quan đến hoạt động và các công ty ủy thác nhập khẩu, bao gồm:

• Thuế VAT cho phí dịch vụ ủy thác: mức 10% bình thường giống như các dịch vụ khác
• Thuế VAT hàng nhập khẩu

Thuế VAT trong hoạt động của công ty ủy thác nhập khẩu

Khi trả hàng uỷ thác nhập khẩu, bên nhận uỷ thác phải lập hoá đơn GTGT. Căn cứ vào hoá đơn nhập khẩu; tờ khai hải quan và biên lai thu thuế GTGT hàng nhập, công ty nhập ủy thác nhập khẩu xuất hoá đơn GTGT ghi theo giá thực nhập trong hoá đơn thương mại; riêng thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo số phải nộp (số thông báo thuế của cơ quan hải quan). Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu ra đối với bên nhận uỷ thác nhập khẩu và là thuế đầu vào của bên uỷ thác.

Trên đây là toàn bộ nội dung về công ty ủy thác nhập khẩu và quy trình ủy thác xuất nhập khẩu được Đại Dương sưu tầm và biên soạn. Nếu Quý độc giả cùng Quý khách hàng vẫn còn thắc mắc vui lòng liên hệ Đại Dương nhé!