Lệnh giao hàng điện tử EDO là gì và những vấn đề cần lưu ý

Lệnh giao hàng điện tử EDO là khái niệm không còn xa lạ đối với ngành xuất nhập khẩu hàng hóa ngày nay. Sử dụng EDO được đánh giá là công cụ hữu ích trong việc nâng cao chất lượng phục vụ của doanh nghiệp đối với khách hàng, nhận được sự tin tưởng sử dụng từ phía khách hàng. Để hiểu rõ hơn về lệnh giao hàng điện tử EDO là gì và cần lưu ý những gì trong quy trình lấy lệnh, đừng bỏ qua những chia sẻ hữu ích ngay dưới đây quý vị nhé.

Lệnh giao hàng điện tử EDO

Lệnh giao hàng điện tử EDO là viết tắt của Electronic Delivery Order, nghĩa là lệnh giao hàng điện tử được áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu. EDO là chứng từ được phát hành bởi các hãng tàu thông qua kênh điện tử email dưới dạng file PDF. Lệnh được áp dụng ở cảng Cát Lái với một vài hãng tàu khác nhau để giúp cho việc giao hàng diễn ra dễ dàng, nhanh chóng ở bất cứ nơi đâu. Nhờ vào EDO mà doanh nghiệp có thể nhận hàng một cách thuận tiện nhất, là công cụ hữu ích trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ.

Những lợi ích của lệnh giao hàng điện tử EDO

Lợi ích đối với hải quan, cơ quan quản lý

EDO hỗ trợ công tác quản lý, điều tra, giám sát của các cơ quan quản lý, hải quan diễn ra hiệu quả hơn. Ngoài ra còn hỗ trợ đắc lực trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, hỗ trợ công tác thanh kiểm tra, hoàn thuế, giúp có thông tin nhanh chóng để kết nối lô hàng, kết nối cảng…loại bỏ thời gian đối chiếu chứng từ trong quá trình kiểm tra cước vận chuyển và chi phí giá hàng.

Lợi ích đối với công ty xuất nhập khẩu

EDO – lệnh giao hàng điện tử được áp dụng rộng rãi bởi nó mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực trong lấy lệnh giao hàng. Chỉ cần có kết nối internet là doanh nghiệp có thể lấy lệnh mọi lúc, mọi nơi, giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí đáng kể. Quy trình, thủ tục rất đơn giản, nhanh gọn so với quy trình truyền thống DO. EDO giúp rút ngắn các bước phát hành, giảm thiểu tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn… Giúp doanh nghiệp không phải chờ nhận lệnh giao hàng từ bộ phận kế toán hay bộ phận hàng nhập của hãng tàu.

Bên cạnh đó EDO còn giúp giảm chi phí mực, giấy in, chuyển phát nhanh hóa đơn; không lo tình trạng lệnh bị thất lạc chưa xử lý. Sử dụng EDO còn giúp đảm bảo bảo mật thông tin, giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn hạn chế rủi ro thất lạc, sai sót, giảm nguy cơ chứng từ bị làm giả…

>>> Có thể nói lệnh giao hàng điện tử EDO này mang lại lợi ích khá nhiều trong quá trình nhập khẩu Trung Quốc, nâng cao chất lượng hàng hóa cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng Trung Quốc.

Lợi ích đối với các hãng tàu

Lệnh giao hàng điện tử là cứu cánh cho các hãng tàu trong việc giảm bớt áp lực nhân sự trong việc giải quyết giấy tờ. Đảm bảo được độ chính xác, giúp chủ động hơn trong kế hoạch làm hàng, hỗ trợ thay đổi thông tin lô hàng và số container cả khi giao dịch đã hoàn tất. Hỗ trợ hãng tàu kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, giảm rủi ro thất thoát về tiền mặt. Đặc biệt EDO còn giúp cho việc thanh toán điện tử nhanh chóng chỉ trong vài phút.

Quy trình chi tiết lấy lệnh giao hàng điện tử EDO

Để việc lấy lệnh giao hàng điện tử EDO diễn ra thuận lợi, trước hết bạn cần phải đăng ký tài khoản trên hệ thống mới có thông tin từ các hãng tàu.
Quy trình nhận EDO như sau:

Tiến hành đăng ký tài khoản doanh nghiệp

• Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản của Đội phát hành chứng từ eport.saiggonnewport.com.vn, sau đó chọn tài khoản để đăng ký dịch vụ.
• Bước 2: Tích chọn các mục Loại dịch vụ, kiểm tra thông tin của email, số điện thoại để nhận mã OTP.
• Bước 3: Tích vào ô “tôi đã đọc, hiểu rõ, đồng ý và cam kết”, chọn xác nhận. Ở bước này cần lưu ý phải kiểm tra lại thông tin thật kỹ trong email, số điện thoại để nhận mã.

Thực hiện khai báo trên Eport

Sau khi đăng ký xong, bạn cần thực hiện thủ tục khai báo trên eport và nhận container hàng tại Cảng CTL. Sử dụng tài khoản đăng nhập eport để khai báo các thông tin về lô hàng phương án. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào mục “đăng ký” để nhận hàng cont từ cảng
• Bước 2: Nhấn vào “tạo lô mới” hoặc “chọn lô”
• Bước 3: Chọn “thêm”, sau đó chọn có EDO
• Bước 4: Nhập thông tin như: số cont, số bill, chủ khai thác, tên khách hành, số lệnh, mã nhận cont, hạn lệnh.
• Bước 5: Nhấn vào “gửi mã xác thực”. Để xác thực, bạn tìm theo container, hệ thống cho phép tìm kiếm số container hoặc tìm kiếm theo lệnh đã đăng ký, chỉ cần gõ mã và nhấn enter, tìm lệnh và nhập mã xác thực, sau đó chọn xác thực. Khi hoàn thành, mã xác thực sẽ được gửi về email và điện thoại của bạn để xác nhận container. Nhấn nút “xác thực” để hoàn thành và chờ cho đến khi hệ thống báo với dòng chữ màu xanh là “xác thực thành công”.
• Bước 6: Khi đã xác thực thành công, bạn không thể thay đổi bất cứ một thông tin nào ở trên hệ thống. Hệ thống sẽ không xác thực thêm, không thể sửa, không xóa phiếu được. Lúc này để đóng màn hình xác thực bạn nhấn “Refresh”, nút sửa chuyển thành nút “Xem” nhưng vẫn đảm bảo thanh toán bình thường. Bạn có thể xác thực rồi thanh toán, cũng có thể thanh toán trước rồi mới xác thực cũng được.

Khi đã thực hiện chuyển hàng, lấy hàng ra khỏi container, nếu bạn tiếp tục trả cont rỗng về thì cũng thực hiện nhập các bước như trên.

Tách lô hàng từ Master Bill

Nếu doanh nghiệp vận chuyển muốn tách riêng hàng nhỏ cho đến điểm cuối thì cần thực hiện tách lô hàng từ Master Bill. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn “đăng ký”, tiếp đến là nhấn chọn “Tách lô từ Master Bill” và tiến hành điền đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó nhấn vào “danh sách container”.
• Bước 2: Nếu muốn tách mã container đã nhập thì click vào ô mã đó, sau đó nhấn “tách lô”. Lúc này, hệ thống yêu cầu nhập các thông tin về container, bạn điền các thông tin như tên công ty, mã nhận cont, House bill, sau đó nhấn vào “cập nhật”. Bạn cũng có thể chọn House bill nếu đã tách trước đó.
• Bước 3: Nếu bạn muốn xem hay sửa, xóa thông tin về house bill đã được tách lô trước đó, thì bạn cần phải quay lại trang chủ, chọn “đăng ký”, chọn “lô theo House bill” và nhấn chuột vào mỗi hàng bạn cần quan tâm, sau đó nhấn vào nút chỉnh sửa ở trên mỗi dòng ở cột cuối cùng nếu muốn sửa, hoặc nhấn vào “xóa cont khỏi House bill” nếu bạn muốn xóa.

Gán House bill

Bạn có thể tự gán House bill với các thông tin cơ bản như:

• Mã nhận cont tối thiểu là 6 ký tự
• Điền tên khách hàng
• Số bill: Số Housebill

Sau khi tách Master Bill, hệ thống sẽ cung cấp đến khách hàng số bill, tên khách hàng và mã nhận cont theo House bill, số lệnh, hạn lệnh, số cont, Chủ KT theo Masterbill. Thực hiện đăng nhập eport theo thông tin là bạn đã dễ dàng gán House bill.

Trách nhiệm các bên liên quan đến EDO

Lấy lệnh giao hàng điện tử EDO có thể xem là xu hướng mới hữu ích tiết kiệm thời gian xử lý lô hàng. Theo đó, trách nhiệm các bên liên quan đến EDO cũng rõ ràng và khác biệt hơn trước. Cụ thể như sau:

Trách nhiệm giữa cảng và hãng tàu

Để lấy lệnh EDO – giao hàng điện tử, các hãng tàu phải đồng ý trao đổi các dữ liệu điện tử với cảng, sau đó cảng thông báo hàng đến khách hàng. Dữ liệu bao gồm số lệnh, thời gian lệnh, mã người nhận hàng, tên người nhận, số vận đơn, tên người nhận hàng, tên tàu, số container, nhiệt độ áp dụng với container lạnh, số hiệu chuyến, danh sách mã người nhận hàng, thông tin bổ sung (nếu có). Lúc này, cảng và người nhận sẽ đối chiếu mã nhận hàng, sau đó xác nhận.

Trách nhiệm của các hãng tàu áp dụng EDO là phải trao đổi chính xác dữ liệu điện tử một cách nhanh chóng. Trong trường hợp để xảy ra sai sót, gây thiệt hại cho cảng hoặc người nhận hàng thì phải bồi thường thiệt hại.

Trách nhiệm của các cảng là tiến hành tiếp nhận dữ liệu từ hãng tàu, tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin; nhận bàn giao từ tàu các container, làm phiếu xuất và cho người nhận nguyên container.

Trách nhiệm giữa cảng và người nhận hàng

Người nhận cần đăng ký sử dụng lệnh giao hàng điện tử EDO. Làm thủ tục nhận container, cung cấp số điện thoại nhận mã xác thực OTP, ký hợp đồng với cảng, sử dụng website của cảng khi giao nhận container; truy vấn thông tin lô hàng đã đăng ký. Bên cạnh đó, người nhận cần phải đảm bảo bảo mật thông tin tài khoản đăng nhập và báo ngay cho cảng nếu mất. Không để bị lộ hay bị đánh cắp, nếu có thì phải phối hợp kịp thời để giải quyết.

Những vấn đề thường gặp

Lệnh giao hàng điện tử EDO hiện tại được áp dụng ở 3 hãng tàu nên vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp biết đến. Vì thế trong quá trình sử dụng cũng gặp không ít khó khăn trong việc khai báo lên hệ thống. Những vấn đề thường gặp phải là:

• Sự khác biệt trong lệnh giao hàng điện tử EDO và DO giấy
• Việc thực hiện khai báo có khi bị chọn nhầm giữa EDO và DO
• Vấn đề về việc tạo User tài khoản Eport
• Vấn đề tách lô hàng từ Master Bill
• Vấn đề trả rỗng…

>>> Bên cạnh đó còn có lệnh giao hàng D/O mà khi các doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu nhất định phải biết và lưu ý.

Giải pháp EDO tại Xuất nhập khẩu Đại Dương

Có thể thấy lệnh giao hàng điện tử EDO ngày càng cho thấy được tính hữu ích, minh bạch không chỉ với người nhận hàng mà còn rất hữu ích đối với cảng biển và hãng tàu. Tuy vậy, việc áp dụng thành công không phải là ngày một ngày hai, cần có thời gian và cũng không tránh khỏi những khó khăn nhất định. Mọi lo lắng của quý khách hoàn toàn được gỡ bỏ với giải pháp EDO tại Xuất nhập khẩu Đại Dương.

Với kinh nghiệm lâu năm trong tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, thông quan, khai báo…Công ty Xuất nhập khẩu Đại Dương hứa hẹn sẽ là nơi mang đến sự hài lòng tuyệt đối, kể cả những khách hàng khó tính nhất. Đội ngũ nhân viên kinh nghiệm dày dặn hơn 10 năm sẽ giúp quý khách lệnh giao hàng điện tử nhanh chóng, dễ dàng. Dịch vụ hỗ trợ 24/7 giúp khách hàng giải đáp mọi thắc mắc, cập nhật thông tin chính xác, xử lý tốt mọi tình huống bất trắc…“Chọn mặt gửi vàng” tại Đại Dương là bạn hoàn toàn an tâm về uy tín, chất lượng, tiết kiệm.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Văn Phòng Hà Nội: Tầng 4 Tòa nhà số 47 Phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
• Văn Phòng TP. Hồ Chí Minh: Tòa nhà Visland, 94 – 96 Nguyễn Văn Thương, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Hotline 1: 0877883388
• Hotline 2: 0876853888
• Email: thuongmaidientudaiduong@gmail.com