Proforma Invoice. Hóa đơn chiếu lệ là gì?

Proforma Invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ. Là một trong những giấy tờ quan trong khi xuất hàng. Hóa đơn chiếu lệ có khác gì với hóa đơn thường ?. Bài viết này các bạn sẽ cùng Đại Dương tìm hiểu về loại giấy tờ này nhé.

Proforma Invoice khác gì so với Comercial Invoice ?

Trong ngành xuất nhập khẩu ta luôn thấy hai loại hóa đơn (Invoice) trên luôn song hành với nhau. Điều này khiến cho những người trái ngành luôn bị nhầm lẫn. Một vài điểm khác biệt dưới đây giúp bạn có dễ dàng phân biệt hai loại hóa đơn này.

• Proforma Invoice: Hóa đơn chiếu lệ
• Comercial Invoice: Hóa đơn thương mại.

Về cơ bản hai đây là 2 loại giấy tờ cần thiết trong chứng từ xuất nhập khẩu. Giống nhau về hình thức, những về bản chất thì có những điểm khác biệt nhau cơ bản sau:

• Thời gian phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được phát hành khi hàng hóa chưa được gửi đi. Hóa đơn thương mại được phát hành khi lô hàng đó đã được gửi đi hoặc sẵn sàng gửi đi.
• Về nội dung: Hóa đơn thương mại đầy đủ thông tin chi tiết hơn hóa đơn chiếu lệ. Hóa đơn chiếu lệ còn có thể thay thế khi chưa có sự thoải thuận cuối cùng của 2 bên.
• Tính pháp lý: Hóa đơn thương mại là để xác nhận giao dịch. Hóa đơn chiếu lệ chỉ là sự cam kết của người bán với người mua hàng.
• Hạch toán hàng hóa: Hóa đơn thương mại được dùng làm chứng từ hạch toán cho cả 2 bên người bán và người mua. Hóa đơn chiếu lệ thì không thể thực hiện chức năng này.

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là gì?

Proforma Invoice được viết tắt là Pi là hóa đơn không dùng để thanh toán. Mà chỉ là hình thức thông báo về giá cả. Do đó, nó hoàn toàn có thể thay đổi khi cả 2 bên không đồng ý giá cả. Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ không có quy định rõ ràng, nhưng thường trước khi giao hàng lên tàu. PI là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía người bán sẽ giao lô hàng. Hoặc dịch vụ như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể.

Mục đích của hóa đơn chiếu lệ:

• Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu.
• Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu.
• Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ.
• Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài.
• Thay cho một đơn chào hàng.

Khi nào phát hành hóa đơn chiếu lệ?

Proforma invoice được sử dụng nếu bạn cần xuất trình tài liệu cho khách hàng về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn chưa cung cấp.  Cũng không nhất thiết phải có phát hành PI khi mua bán 1 lô hàng. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán. Proforma invoices thường được gửi để khai báo giá trị hàng hóa cho hải quan.

Cụ thể, invoice này thường được phát hành khi:

• Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng. Khi vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
• Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia).

Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành commercial invoice. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Pi, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container). Thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (commercial invoice) cho lô hàng đó.

Nội dung của Proforma Invoice

Proforma Invoice có thể điều chỉnh không?

Để trả lời được câu hỏi trên thì chúng ta phải biết được nội dung của hóa đơn. Về cơ bản Invoice a proforma là bản nháp của hóa đơn điện tử chính thức. Bởi vậy nội dung của invoice cần đáp các yêu cầu:

• Seller: Tên, địa chỉ, tel và Fax người bán.
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel và Fax người mua.
• Số và ngày PI: Số của hóa đơn Proforma invoice.
• Payment: Khả năng thanh toán và điều kiện thanh toán giữa người bán và người mua.
• Port of loading: Dịch vụ vận chuyển cảng Việt Nam.
• Port of Destination: Cảng đến phụ thuộc vào thỏa thuận giữa bên mua và bán.
• ETA: Ngày dự kiến hàng về đến người mua.
• Thông tin liên quan: Mô tả sản phẩm, màu sắc và chất lượng hàng hóa, giá sản phẩm. Các thông tin chi tiết về hàng hóa nhận được.

Như ở trên đã nhắc Proforma Invoice cũng như một bảng báo giá trước khi 2 bên ký kết hợp đồng. Nên nội dung của invoice sẽ điều chỉnh được theo đàm phán của 2 bên.

Các lý do dẫn đến việc thay hóa đơn chiếu lệ:

• Bên nhập khẩu thấy giá cao không phù hợp sẽ yêu cầu giảm giá.
• Thời gian nhập khẩu xa qua, bên nhập khẩu sẽ yêu cầu sửa lại thời gian trên Pi.
• Nhà nhập khẩu thay đổi số lượng hàng hóa.

Proforma Invoice mẫu

Chi tiết hóa đơn chiếu lệ:

Thông tin sản phẩm

• Thông tin hóa đơn (page, date, date of Expiry, Invoice #, customer ID)
• Thông tin bên trả tiền (Bill to,…)
• Thông tin bên nhận hàng (Ship to,…)
• Thông tin lô hàng (Shipment Information)
• # (Purchase Order number): Mã số đơn đặt hàng
• Date: Ngày lập đơn đặt hàng
• Letter of Credit: Thư tín dụng
• Currency: Loại tiền tệ
• Payment term: Điều kiện thanh toán
• Est ship date: Ngày dự kiến vận chuyển
• Mode of Transportation: Phương thức vận chuyển
• Transportation terms: Điều kiện vận chuyển
• Number of packages: Mã số lô hàng
• Est, gross weight: Khối lượng gộp kể cả bao bì
• Est, net weight: Khối lượng ròng tịnh

Thông tin vận chuyển

• Carrier: Hãng vận chuyển
• Thông tin dành cho hải quan (Additional Information Customs).
• Reason for Export: lý do xuất khẩu
• Port of Loading: cảng xếp hàng
• Country of Origin: xuất xứ hàng hóa.
• Port of Discharge: cảng dỡ hàng
• AWB (Airway Bill): vận đơn hàng không
• Item/Part number: mã hàng hóa
• Description: mô tả hàng hóa.
• UOM-Unit of Measure: đơn vị tính
• Unit Price: đơn giá
• Quantity: số lượng
• Tax VAT: thuế GTGT.
• Line total: Tổng giá trị mỗi mặt hàng.
• Tems of Sale: điều kiện bán hàng
• Subtotal: Tổng giá trị hàng hóa
• Subject to tax: tổng giá trị chịu thuế
• Tax/VAT rate: thuế suất.
• Shipping and Handling: phí vận chuyển và xếp dỡ
• Insurance: phí bảo hiểm
• I declare that the information mentioned above is true and correct to the best of my knowledge: cam kết xác nhận rằng nội dung trong hóa đơn là chính xác và trung thực

Proforma invoice sẽ được sử dụng trong quá trình xuất trình những tài liệu cho khách hàng. Và các sản phẩm dịch vụ bạn chưa cung cấp. Và được gửi để cung cấp thông tin giá trị hàng hóa cho bên hải quan đối chiếu kiểm tra.

Tạm Kết 

Mong rằng, với bài viết ngắn về Hóa đơn chiếu lệ của Đại Dương có thể giúp bạn có thêm kiến thức. Đồng thời cũng hi vọng bạn có thể đóng góp cho chúng tôi những ý kiến để hoàn thiện hơn. Bạn cần Vận chuyển Trung Việt Đai Dương tư vấn chi tiết thêm về các mẫu hóa đơn cần thiết trong xuất nhập khẩu. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.