Hóa đơn thương mại là gì? Sự khác biệt lớn trong Xuất nhập khẩu

Có lẽ bạn đã gặp quá nhiều loại chứng từ, giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu. Đã bao giờ bạn bị nhầm lẫn giữa các loại hóa đơn hay chưa? Hóa đơn thương mại là gì, hóa đơn thương mại khác gì với hóa đơn chiếu lệ? Với bài học và kinh nghiệm của mình, hôm nay tôi sẽ chia sẻ lại với những bạn đang bắt đầu tìm hiểu về Xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice). Đây là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán. Do người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua hàng trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển.

Bỏ qua đinh nghĩa dài dòng, bạn cần nhớ cho tôi những ý sau:

• Tên thường gọi là Invoice
• Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ thông quan.
• Hóa đơn thương mại thường được lập thành nhiều bản.
• Hóa đơn thương mại dùng để đòi tiền, tính phí bảo hiểm, tính tiền thuế, thông quan,…

Tránh nhầm lẫn với Non Commercial Invoice

Đã có Commercial Invoice, tại sao lại có Non-Commercial Invoice? Thực ra, để phân biệt 2 hóa đơn này cực kỳ dễ dàng. Mặc dù về hình thức thì chúng khá giống nhau nhưng chắc năng thì hoàn toàn khác.

• Non-Commercial Invoice: được dùng để mở tờ khai, kê khai giá, nộp thuế hải quan… Khác biệt to lớn nhất đó là nó không có chức năng thanh toán. Chính khác là không được dùng để đòi tiền.
• Commercial Invoice: Làm được tất cả chức năng nêu trên, bao gồm cả việc thanh toán hàng hóa.

Tại sao hóa đơn thương mại lại dùng để thanh toán?

Trả lời được câu hỏi này, chúng ta đi sâu vào làm rõ chức năng của hóa đơn này.

1/ Chức năng thanh toán của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán. Vì vậy, mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là sử dụng để thanh toán.

2/ Chức năng khai giá hải quan

Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.

3/ Chức năng tính số tiền bảo hiểm

Cũng giống như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.

Nội dung theo yêu cầu UCP 600

Yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi. Thuận tiện cho việc nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam.

Những yêu cầu cơ bản đó là gì?

• Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.
• Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.
• Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.
• Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
• Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
• Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
• Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

Yêu cầu trên được áp dụng với lô hàng thanh toán theo tín dụng thư (L/C). Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.

Sự khác biệt to lớn với hóa đơn chiếu lệ

Để biết được chúng có sự khác biệt ở đâu, thì việc đầu tiên cần làm là gì? Biết được hóa đơn chiếu lệ là gì đã chứ.

Hiểu qua về hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, được viết bởi nhà xuất khẩu. Hóa đơn này có thể được thay thế, sửa chữa ngay cả khi hai bên đã ký hợp đồng.

Thông thường PI được phát hành trước hợp đồng. Cũng có thể nói, PI là những mặt hàng được nhà nhập khẩu lựa chọn sau khi đã đàm phám về giá, điều khoản.

Điểm khác biệt giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ

Có thể thấy, về nội dung thì cả hai loại hóa đơn này đều tương đương nhau. Sự khác biệt to lớn nhất chính là thời điểm phát hành hóa đơn.

• Invoice chỉ được phát hành sau khi đã ký kết hợp đồng ngoại thương. Không được phép tùy tiện sửa chữa về nội dung, nếu có sửa chữa cần phải có xác nhận bên phát hành.

Một số lưu ý bắt buộc phải nhớ

Để cho việc thông quan diễn ra nhanh chóng, không bị hải quan bắt lỗi thì bạn bắt buộc phải làm Invoice chính xác. Tuy nhiên thì một số lỗi sau tôi nghĩ là bạn vẫn hay gặp phải:

• Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB hay CIF,…
• Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
• Chỉ ghi giá thực trên hóa đơn,
• Viết mô tả hàng hóa rõ ràng, tránh sai xót, thiếu thông tin hay gộp hàng.

Nếu như bạn còn cảm thấy những vấn đề này còn quá khó khăn thì hãy liên lạc ngay với Đại Dương để được hỗ trợ.

Hotline: 0877.883.388.