Chuẩn 10 bước cơ bản trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển đã trở thành một phương thức vận chuyển được các doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu. Do vậy để thuận tiện trong việc sử dụng dịch vụ, hình thức vận chuyển thì nắm rõ quy trình nhập khẩu đường biển là điều cần thiết.

Sau đây, hãy cùng Đại Dương tìm hiểu chi tiết về 10 bước phải có trong quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển.

1. Đặt lịch tàu, kiểm tra & xác nhận booking nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thì bước đầu tiên là booking tàu. Bước này thực hiện sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).

Các thông tin cần cung cấp cho hãng tàu: Cảng đi (port of loading), Cảng chuyển tải; Cảng đến (port of discharge), Tên hàng, trọng lượng, Thời gian tàu chạy (ETD), Thời gian đóng hàng, Các yêu cầu khác.

Kiểm tra và xác nhận các thông tin booking: Cảng đi, cảng đến; Nhiệt độ, độ thông gió, Loại container, kích cỡ.

> Xem thêm: Vận tải đường biển

Vận đơn đường biển trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển

2. Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam.

3. Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ.

4. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.

Tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Bill gốc, Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

5. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước để đăng ký các thủ tục để được cấp các chứng nhận có liên quan.

6. Khai báo hải quan hàng nhập

Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa đường biển

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Hợp đồng (contract), Hóa đơn thương mại (commercial invoice), Phiếu đóng gói (packing list), Vận đơn (bill of lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Các chứng từ khác.

Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng cần có đầy đủ các giấy tờ sau: Sales contract, Commercial invoice, Packing list, Bill of lading, C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Ngoài những chứng từ trên, cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.

7. Mở thông quan tờ khai và thanh lý tờ khai nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

• Đầu tiên, tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng.
• Tiếp theo, tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ. Bao gồm các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Tờ khai phân luồng, Invoice, Packing list, Bill of lading; Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
• Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.

Tiếp nhận hồ sơ nhập khẩu đường biển

8. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… Để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.

9. Rút hàng và trả vỏ container rỗng

Khi xe chở hàng về đến kho, tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.

Tiếp nhận hàng hóa sau khi toàn tất hồ sơ nhập khẩu

10. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…

Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế; hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
• Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật,…
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

Các thông tin trên đây cung cấp 10 bước cơ bản cho một quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Tùy từng điều kiện giao hàng do bên bán và bên mua thỏa thuận mà mức chi phí vận chuyển; cùng trách nhiệm đối với hàng hóa là khác nhau. Các thương nhân và các doanh nghiệp cần linh hoạt khi áp dụng quy trình này cho từng trường hợp thực tế.

Xem thêm:

>>Giao nhận đường biển | Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển

>>Quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container đường biển